Regulamin uczestnictwa w wydarzeniach kulturalnych organizowanych przez MEK kierowanych do grup zorganizowanych

1.1 Niniejszy Regulamin określa zasady przyjmowania rezerwacji i organizacji wydarzeń z zakresu edukacji kulturalnej dla grup zorganizowanych ze szkół i przedszkoli, prowadzonych w Muzeum Etnograficznym im. Seweryna Udzieli w Krakowie z siedzibą w Krakowie (31-066) przy ul. Krakowskiej 46, zarejestrowanym w Rejestrze Instytucji Kultury pod numerem RIK: 12/99, NIP: 9441503752, REGON: 000277492, zwanym w dalszej części Regulaminu „Muzeum".

1.2 Niniejszy Regulamin obejmuje niżej wymienione wydarzenia z zakresu edukacji kulturalnej organizowane przez MEK kierowane do grup zorganizowanych zwane w dalszej części Regulaminu „Zajęciami”

1.2.1 Warsztaty muzealne stacjonarne

1.2.2 Warsztaty muzealne online

1.2.3 Gry muzealne

1.2.4 Gry miejskie

1.3 Dokonanie rezerwacji usług wymienionych w pkt. 1.2. jest obowiązkowe. Zgłoszenie chęci rezerwacji nie jest równoznaczne z zawarciem umowy o usługę. Ogłoszenia o organizacji przez Muzeum wydarzeń z zakresu edukacji kulturalnej nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego.

1.4 Rezerwacji może dokonać osoba pełnoletnia w imieniu własnym lub w imieniu instytucji, którą reprezentuje.

1.5 Osoby lub instytucje składające rezerwacje na usługi świadczone przez Muzeum, zwane są w dalszej części Regulaminu Zamawiającym.

1.6 Zajęcia wymienione w pkt. 1.2.1; 1.2.2; 1.2.3 odbywają się w przestrzeniach wystaw prezentowanych w MEK. Zajęcia wymienione w pkt. 1.2.4 odbywają się w przestrzeni miejskiej.

2.1 Zgłoszenia chęci rezerwacji usług wymienionych w pkt. 1.2 i ustalenia terminu można dokonać wyłącznie telefonicznie pod numerem telefonu 883 751 003 od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 16.00. Informacje dotyczące rezerwacji opisane są na stronie internetowej Muzeum w zakładce Rezerwacja krok po kroku.

2.2 Rezerwacji należy dokonać najpóźniej 14 dni przed planowaną datą Zajęć.

2.3 W celu dokonania rezerwacji należy podać następujące informacje:

• rodzaj i temat Zajęć (np. warsztaty stacjonarne, temat „Słowa do rzeczy“)
• preferowany termin Zajęć
• liczba i wiek uczestników oraz liczba opiekunów
• informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych uczestników
• inne ważne informacje umożliwiające dostosowanie Zajęć do potrzeb grupy
• dane kontaktowe (nazwa placówki, imię i nazwisko oraz numer telefonu i adres e-mail Zamawiającego)
• ewentualnie dane potrzebne do wystawienia faktury

2.4 Do Zamawiającego, który złożył wstępną rezerwację usług wymienionych w pkt. 1.2 zostanie wysyłany, na podany przez niego adres e-mail, link do formularza rezerwacji (zwanego w dalszej części Regulaminu „Formularzem”).

2.5 Zamawiający zobowiązany jest do wypełnienia i przesłania Formularza w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od otrzymania informacji, o których mowa w pkt. 2.4.

2.6 W odpowiedzi na przesłany Formularz do Zamawiającego zostanie wysłana wiadomość e-mail z informacją o zakończeniu procesu rezerwacji.

2.7 Wstępna rezerwacja zostanie anulowana, jeśli Zamawiający nie wypełni Formularza w terminie wskazanym w pkt. 2.5.

2.8 Muzeum nie ponosi odpowiedzialności za skasowanie lub nieodebranie przez Zamawiającego wiadomości e-mail wysłanych w związku z rezerwacją usługi.

3.1 Na cenę Zajęć składa się koszt udziału w Zajęciach wszystkich osób w grupie obliczony przy uwzględnieniu indywidualnie przysługujących zniżek, jednak nie niższy od minimalnej opłaty od grupy zajęciowej. Koszt udziału w Zajęciach, wysokość zniżek oraz minimalną opłatę od grupy zajęciowej określa cennik Muzeum. Informacja o opłatach dotyczących Zajęć publikowana jest na stronie internetowej Muzeum w zakładce Rezerwacja krok po kroku.

3.2 Opłaty za Zajęcia należy dokonać przed wykonaniem usługi. Muzeum dopuszcza płatność:

3.2.1 gotówką lub kartą płatniczą w kasie Muzeum, w dniu realizacji Zajęć, na podstawie faktycznie obecnej liczby uczestników;

3.2.2 przelewem na konto Muzeum, nie później niż 7 dni przed ustalonym terminem Zajęć, na podstawie maksymalnej zadeklarowanej liczby uczestników.

3.3 Chęć dokonania płatności przelewem należy zgłosić telefonicznie, na etapie wstępnej rezerwacji Zajęć, przed przesłaniem przez Muzeum linku do Formularza.

3.4 Muzeum nie dopuszcza rozliczeń z Zamawiającym na podstawie faktury VAT z odroczonym terminem płatności.

3.5 Dokument potwierdzający dokonanie opłaty wymienionej w pkt. 3.2 (paragon, fakturę uproszczoną lub fakturę VAT – zgodnie z dyspozycją zgłoszoną przy płatności przez Zamawiającego i na podstawie podanych przez niego danych) Zamawiający otrzyma po dokonaniu płatności, w dniu realizacji Zajęć, w kasie Muzeum.

3.6 Faktura za Zajęcia wymienione w pkt. 1.2.2 zostanie przesłana Zamawiającemu na podany przez niego adres e-mail.

3.7 Opłata za Zajęcia zawiera koszt biletu wstępu do Muzeum. W ramach wniesionej opłaty, po odbyciu Zajęć, grupa może indywidualnie zwiedzić związaną z nimi wystawę. Zwiedzanie wystawy przez grupy korzystające z Zajęć wymienionych w pkt. 1.2.1, 1.2.3 i 1.2.4 może odbyć́ się wyłącznie w dniu, w którym odbyły się Zajęcia. Grupy korzystające z Zajęć wymienionych w pkt. 1.2.2 są uprawnione do zwiedzenia wystawy stałej Muzeum do końca roku szkolnego, w którym odbyły się Zajęcia, po wcześniejszym zgłoszeniu takiego zamiaru pod nr telefonu 883 751 003.

4.1 Bezkosztowa rezygnacja z zarezerwowanych Zajęć lub zmiana ich terminu jest możliwa najpóźniej 3 pełne dni przed ustalonym terminem usługi.

4.2 Informację o rezygnacji z zarezerwowanych Zajęć lub chęci zmiany ich terminu należy zgłosić drogą mailową na adres rezerwacje@etnomuzeum.eu.

4.3 Nowa data realizacji usługi zostanie ustalona w miarę wolnych terminów. Muzeum nie gwarantuje dostępności terminu odpowiadającego Zamawiającemu.

4.4 W przypadku rezygnacji z zarezerwowanych Zajęć bez zachowania czasu wskazanego w pkt. 4.1 lub braku stawienia się na Zajęcia w ustalonym terminie Muzeum wystawia Zamawiającemu notę karną w wysokości 200 zł z tytułu szkody wyrządzonej Muzeum w związku z brakiem realizacji usługi w zarezerwowanym przez Zamawiającego terminie.

4.5 Kara umowna objęta notą karną określoną w pkt. 4.4 musi zostać opłacona przelewem na wskazany w nocie karnej rachunek bankowy Muzeum w terminie 14 dni od jej wystawienia.

5.1 Zasady dotyczące dopuszczalnej liczebności grup zorganizowanych w Muzeum uwarunkowane są względami bezpieczeństwa, względami konserwatorskimi oraz troską o komfort uczestników Zajęć.

5.2 Maksymalna liczba uczestników dla Zajęć wymienionych w pkt. 1.2.1 i 1.2.3 to 27 osób. Grupom większym proponujemy podział na dwie grupy zajęciowe. W takiej sytuacji należy zarezerwować terminy dla dwóch grup zgodnie z procedurą opisaną w pkt. 2.

5.3 Maksymalna liczba uczestników dla Zajęć wymienionych w pkt. 1.2.2 i 1.2.4 to 36 osób.

5.4 Zadeklarowana przez Zamawiającego liczba osób w grupie powinna się zgadzać ze stanem faktycznym. W przypadku stawienia się na Zajęcia grupy większej niż ustalona w czasie rezerwacji, Muzeum zachowuje prawo do odmówienia wykonania usługi.

5.5 W sytuacji opisanej w pkt. 5.4, ze względu na niedotrzymanie przez Zamawiającego warunków rezerwacji i szkody wyrządzone Muzeum z tego tytułu,  Muzeum wystawia Zamawiającemu notę karną w wysokości 200 zł.

5.6 Kara umowna objęta notą karną określoną w pkt. 5.5 musi zostać opłacona przelewem na wskazany w nocie karnej rachunek bankowy Muzeum w terminie 14 dni od jej wystawienia.

6.1 Czas trwania Zajęć zależy od rodzaju Zajęć oraz wieku ich uczestników. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w ofercie edukacyjnej Muzeum oraz na stronie internetowej Muzeum w zakładce Rezerwacja krok po kroku.

6.2 Zamawiający zobowiązany jest do punktualnego przybycia do Muzeum. Za czas rozpoczęcia realizacji usługi uznaje się godzinę ustaloną w trakcie rezerwacji.

6.3 W przypadku spóźnienia się grupy edukator ma prawo do skrócenia czasu realizacji usługi o czas spóźnienia.

6.4 W przypadku spóźnienia się grupy wynoszącego ponad 15 minut Muzeum zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji usługi.

6.5 W sytuacji opisanej w pkt. 6.4, ze względu na niedotrzymanie przez Zamawiającego warunków rezerwacji i szkody wyrządzone Muzeum z tego tytułu,  Muzeum wystawia Zamawiającemu notę karną w wysokości 200 zł.

6.6 Kara umowna objęta notą karną określoną w pkt. 6.5 musi zostać opłacona przelewem na wskazany w nocie karnej rachunek bankowy Muzeum w terminie 14 dni od jej wystawienia.

6.7 W przypadku opłacenia usługi przelewem zgodnie z pkt. 3.2.2, a następnie spóźnienia się grupy o ponad 15 minut, czego skutkiem była odmowa realizacji usługi przez Muzeum, koszty poniesione wcześniej przez Zamawiającego nie podlegają zwrotowi. Nota karna nie zostaje wystawiona.

7.1 Administratorem danych osobowych udostępnianych przez Zamawiającego jest Muzeum Etnograficzne im. Seweryna Udzieli w Krakowie.

7.2 Dane kontaktowe do Inspektora ochrony danych: iodo@etnomuzeum.eu.

7.3 Dane osobowe Zamawiającego będą przetwarzane w celu realizacji usługi rezerwacji oraz kontaktu z Zamawiającym.

7.4 W zakresie i z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów prawa Zamawiającemu przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7.5 Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do dokonania rezerwacji. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie usługi rezerwacji.

7.6 Dane osobowe są udostępniane podmiotowi świadczącemu usługi związane ze wsparciem programistycznym i informatycznym na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania danych.

7.7 Dane udostępnione przez Zamawiającego nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione z mocy prawa.

7.8 Dane udostępnione przez Zamawiającego nie będą podlegały profilowaniu.

7.9  Administrator danych nie zamierza przekazywać danych osobowych Zamawiającego do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7.10 Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym została zgłoszona rezerwacja.

7.11 Dane osobowe są chronione i przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych (RODO) oraz zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U.2018.1000 z dnia 2018.05.24).

7.12 Za osobną zgodą dane osobowe Zamawiającego mogą być przez Muzeum wykorzystywane w celach przekazywania Newslettera Muzeum Etnograficznego im. Seweryna Udzieli w Krakowie oraz innych publikacji i informacji zawierających reklamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych (RODO) oraz zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U.2018.1000 z dnia 2018.05.24).

7.13 Muzeum nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania nieprawdziwych lub błędnych danych osobowych przez Zamawiającego.

8.1 Opiekun grupy odpowiada za bezpieczeństwo i zachowanie grupy w Muzeum oraz jest zobowiązany do współpracy z edukatorem w celu utrzymania dyscypliny w grupie.

8.2 Niedozwolone bez wyraźnej zgody edukatora jest:

• nagrywanie Zajęć w formie audio lub wideo;
• wykonywanie zdjęć lub zrzutów ekranu w czasie Zajęć online;
• udostępnianie linku do Zajęć online osobom spoza grupy uczestników.

8.3 W przypadku, gdy zachowanie członków grupy w sposób rażący narusza ogólnie przyjęte zasady zachowania w miejscach publicznych, edukator ma prawo do przerwania realizacji usługi. W takiej sytuacji koszty poniesione wcześniej przez Zamawiającego nie podlegają zwrotowi.

8.4 W sytuacjach wyjątkowych Muzeum zastrzega sobie prawo do anulowania zarezerwowanych Zajęć. W przypadku, gdy za Zajęcia te Zamawiający dokonał opłaty przelewem, Muzeum zwraca Zamawiającemu 100% wpłaconej kwoty.

8.5 Złożenie rezerwacji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

8.6 Muzeum zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany Regulaminu.

8.7 W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa, w szczególności ustawy Kodeks cywilny, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych (RODO) oraz Kodeksu cywilnego i Ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U.2018.1000 z dnia 2018.05.24), a w odniesieniu do osób fizycznych, dokonujących czynności niezwiązanych bezpośrednio z ich działalnością gospodarczą lub zawodową – przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2019 r., poz. 134), w szczególności na podstawie art. 38 pkt 12 powołanych przepisów prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów o świadczenie usług w zakresie kulturalnym.

8.8 Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 17 września 2024 r.