Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Treść
Załącznik do Zarządzenia nr 40/2024 z dnia 24 września 2024 r.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Muzeum Etnograficznym im. Seweryna Udzieli w Krakowie
§1
Wstęp
Wstęp
- Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.) ustala się w Muzeum Etnograficznym im. Seweryna Udzieli w Krakowie (dalej: Muzeum) Procedurę zgłoszeń wewnętrznych (dalej: Procedura), która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
- Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Muzeum i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
- Każda z osób świadczących pracę w Muzeum zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania. Procedura jest także dostępna dla osób spoza Muzeum, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa mogą dokonać zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem ustanowionych w Muzeum wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń.
§2
Definicje
Definicje
Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
- Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
- Pracodawcy/Muzeum – rozumie się przez to Muzeum Etnograficzne im. Seweryna Udzieli w Krakowie;
- Zespole – rozumie się przez to osoby, wskazane przez Pracodawcę, odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;
- Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;
- Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa; osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
- Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
- Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające; działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
§3
Dokonywanie zgłoszeń
Dokonywanie zgłoszeń
- Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń, ich rozpatrywanie oraz podejmowanie działań następczych jest Zespół powołany Zarządzeniem Dyrektora Muzeum, w skład którego wchodzi: Koordynator Zespołu, Główny Specjalista ds. Kadr oraz Kwalifikowany Opiekun Ekspozycji – Recepcjonista.
- Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
- Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. W sytuacji opisanej w zdaniu poprzedzającym, Dyrektor Muzeum wyznacza i upoważniania inną osobę do rozpatrzenia danego zgłoszenia.
- Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Dyrektor.
- Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących ustnych i pisemnych kanałów zgłaszania:
- na adres do korespondencji: Muzeum Etnograficzne im. Seweryna Udzieli w Krakowie, ul. Krakowska 46, 31-066 Kraków, z dopiskiem SYGNALISTA (wyraźne zaznaczenie dopisku SYGNALISTA na kopercie zapewnia ochronę danych zgłaszającego);
- poprzez e-mail na adres: sygnalista@etnomuzeum.eu tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie;
- ustnie - podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty o taką formę zgłoszenia, złożony poprzez e-mail na adres: sygnalista@etnomuzeum.eu , w terminie 14 dni od otrzymania tego wniosku.
- Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
- W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
- Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
- wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
- wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
- wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
- Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Procedurze pod warunkiem, że w chwili dokonania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Zakazane jest świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
- W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
- Procedura ma odpowiednie zastosowanie do zgłoszenia anonimowego.
§4
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu
- Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
- Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia regulacji wewnętrznych obowiązujących w Muzeum, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
§5
Analiza zgłoszenia. Postępowanie wyjaśniające.
- Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
- Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
- W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonał zgłoszenia.
- Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego lub zgłoszenie nie dotyczy naruszenia określonego w Procedurze.
- Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, podlega niezwłocznemu procedowaniu.
- Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
- Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Zespół ocenia zasadność zgłoszenia i podejmuje stosowne działania następcze.
- Działania następcze, o których mowa w § 5 ust. 7 Procedury, obejmują w szczególności:
- przekazywanie ustaleń dotyczących zgłoszenia do Dyrektora, celem podjęcia stosownych działań, w szczególności gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia regulacji wewnętrznych,
- przekazywanie ustaleń dotyczących zgłoszenia uprawnionym instytucjom państwowym, celem podjęcia stosownych działań, w tym procesowych lub administracyjnych,
- wydawanie rekomendacji, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie w przyszłości tożsamym lub podobnym naruszeniom, co opisane w zgłoszeniu.
- W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia – w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, Komisja przekazuje Sygnaliście informacje zwrotną, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§6
Zakaz działań odwetowych
- Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
- Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
- Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
- Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
- odmowa nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
- niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenie wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
- przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
- mobbing;
- dyskryminacja;
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
- Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 i 4 powyżej.
- Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło albo że podane informacje są nieprawdziwe), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
- Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
§7
Dane osobowe
- Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
- Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
- Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
- Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
- Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
§8
Rejestr zgłoszeń
- Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
- Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.
- Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu Sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- Rejestr zgłoszeń jest prowadzony z zachowaniem poufności.
§9
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych bez uprzedniego dokonania zgłoszenia za pośrednictwem niniejszej Procedury.
- Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego, nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.).
- Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.
§10
Postanowienia końcowe
- Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Koordynator Zespołu.
- Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata przez Dyrektora.
- Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
- Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Muzeum oraz na stronie BIP.
- Załączniki stanowiące integralną część Procedury:
- Załącznik nr 1 – Procedura obsługi zgłoszenia
- Załącznik nr 2 – Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- Załącznik nr 3 – Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych
- Załącznik nr 4 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa
- Załącznik nr 5 – Wzór protokołu przyjęcia ustnego zgłoszenia naruszenia