Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik do Zarządzenia nr 40/2024 z dnia 24 września 2024 r.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Muzeum Etnograficznym im. Seweryna Udzieli w Krakowie

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.) ustala się w Muzeum Etnograficznym im. Seweryna Udzieli w Krakowie (dalej: Muzeum) Procedurę zgłoszeń wewnętrznych (dalej: Procedura), która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Muzeum i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Każda z osób świadczących pracę w Muzeum zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania. Procedura jest także dostępna dla osób spoza Muzeum, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa mogą dokonać zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem ustanowionych w Muzeum wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń.

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

• Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
• Pracodawcy/Muzeum – rozumie się przez to Muzeum Etnograficzne im. Seweryna Udzieli w Krakowie;
• Zespole – rozumie się przez to osoby, wskazane przez Pracodawcę, odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;
• Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;
• Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa; osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
• Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
• Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające; działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń, ich rozpatrywanie oraz podejmowanie działań następczych jest Zespół powołany Zarządzeniem Dyrektora Muzeum, w skład którego wchodzi: Koordynator Zespołu, Główny Specjalista ds. Kadr oraz Kwalifikowany Opiekun Ekspozycji – Recepcjonista.
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. W sytuacji opisanej w zdaniu poprzedzającym, Dyrektor Muzeum wyznacza i upoważniania inną osobę do rozpatrzenia danego zgłoszenia.
4. Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Dyrektor.
5. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących ustnych i pisemnych kanałów zgłaszania:
6. na adres do korespondencji: Muzeum Etnograficzne im. Seweryna Udzieli w Krakowie, ul. Krakowska 46, 31-066 Kraków, z dopiskiem SYGNALISTA (wyraźne zaznaczenie dopisku SYGNALISTA na kopercie zapewnia ochronę danych zgłaszającego);
7. poprzez e-mail na adres: sygnalista@etnomuzeum.eu tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie;
8. ustnie - podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty o taką formę zgłoszenia, złożony poprzez e-mail na adres: sygnalista@etnomuzeum.eu , w terminie 14 dni od otrzymania tego wniosku.
9. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
10. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
11. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
12. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
13. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
14. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
15. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
16. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
17. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
18. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
19. Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Procedurze pod warunkiem, że w chwili dokonania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
20. Zakazane jest świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
21. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
22. Procedura ma odpowiednie zastosowanie do zgłoszenia anonimowego.

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
2. korupcji;
3. zamówień publicznych;
4. usług, produktów i rynków finansowych;
5. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
6. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
7. bezpieczeństwa transportu;
8. ochrony środowiska;
9. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
10. bezpieczeństwa żywności i pasz;
11. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
12. zdrowia publicznego;
13. ochrony konsumentów;
14. ochrony prywatności i danych osobowych;
15. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
16. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
17. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
18. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
19. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.
20. Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia regulacji wewnętrznych obowiązujących w Muzeum, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonał zgłoszenia.
4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego lub zgłoszenie nie dotyczy naruszenia określonego w Procedurze.
5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Zespół ocenia zasadność zgłoszenia i podejmuje stosowne działania następcze.
8. Działania następcze, o których mowa w § 5 ust. 7 Procedury, obejmują w szczególności:

• przekazywanie ustaleń dotyczących zgłoszenia do Dyrektora, celem podjęcia stosownych działań, w szczególności gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia regulacji wewnętrznych,
• przekazywanie ustaleń dotyczących zgłoszenia uprawnionym instytucjom państwowym, celem podjęcia stosownych działań, w tym procesowych lub administracyjnych,
• wydawanie rekomendacji, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie w przyszłości tożsamym lub podobnym naruszeniom, co opisane w zgłoszeniu.

9. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia – w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, Komisja przekazuje Sygnaliście informacje zwrotną, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
5. odmowa nawiązania stosunku pracy;
6. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
7. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
8. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
9. obniżenie wynagrodzenia za pracę;
10. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
11. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
12. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
13. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
14. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
15. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
16. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
17. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
18. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
19. mobbing;
20. dyskryminacja;
21. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
22. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
23. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
24. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
25. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
26. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
27. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 i 4 powyżej.
28. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło albo że podane informacje są nieprawdziwe), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
29. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
5. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
4. numer zgłoszenia;
5. przedmiot naruszenia prawa;
6. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
7. adres do kontaktu Sygnalisty;
8. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
9. informację o podjętych działaniach następczych;
10. datę zakończenia sprawy.
11. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony z zachowaniem poufności.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych bez uprzedniego dokonania zgłoszenia za pośrednictwem niniejszej Procedury.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego, nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.).
3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Koordynator Zespołu.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata przez Dyrektora.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
4. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Muzeum oraz na stronie BIP.
5. Załączniki stanowiące integralną część Procedury:
   • Załącznik nr 1 – Procedura obsługi zgłoszenia
   • Załącznik nr 2 – Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych
   • Załącznik nr 3 – Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych
   • Załącznik nr 4 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa
   • Załącznik nr 5 – Wzór protokołu przyjęcia ustnego zgłoszenia naruszenia